Effizientes Projektmanagement I | gestio

Wer sich einen Projektmanager an Bord holt, hat ein Problem

Fragen Sie einen Anthropologen, was in seinen Augen die ersten Anzeichen einer im Entstehen begriffenen Zivilisation sind, lautet seine Antwort nicht etwa die Erfindung von Werkzeugen. Vielmehr wird er Ihnen entgegnen, dass die ersten Schritte auf dem Weg zu einer blühenden Kultur schon immer Organisation und Kooperation hießen. Denn in der Tat hätten wir Menschen unsere größten Leistungen ohne eingehende Planung und intensive Zusammenarbeit nie vollbringen können. Seien es gewaltige Bauwerke wie die Pyramiden, die Überquerung der Ozeane oder die Regierung weltumspannender Reiche.

All diesen Beispielen gemein ist, dass die Menschen ihrer Zeit sich mit einer komplexen Frage konfrontiert sahen: Wie errichte ich ein kolossales Bauwerk? Wie organisiere ich eine Expedition ins Unbekannte? Wie herrsche ich über ein Reich, in dem die Sonne niemals untergeht?

Probleme über Probleme also, die sich ohne detaillierte Planung und intensive Kommunikation nicht hätten lösen lassen.r allerdings bereits von Projektmanagement zu sprechen, wäre verfrüht. Noch fehlten Methoden und Strukturen. Man berief sich Jahrtausende lang lediglich auf Erfahrung und Kenntnisse aller Beteiligten.

Aller Anfang ist schwer

Den ersten Schritt Richtung Projektmanagement, wie wir es heute verstehen, sollte die Menschheit erst in der Mitte des vergangenen Jahrhunderts machen – und wie so oft war leider der Krieg der Vater aller Dinge: Als die USA gegen Ende des Zweiten Weltkrieges an der schrecklichsten Waffe bastelten, die die Welt je gesehen hatte, nannten sie ihren Plan das Manhattan Project. Sein Ergebnis war natürlich die Atombombe und – der Name lässt es bereits erahnen – bei seiner Durchführung kamen, erstmals und ausführlich dokumentiert, Methoden zum Einsatz wie wir sie heute noch im modernen Projektmanagement finden.

Seitdem ist einiges passiert: Die Menschheit stößt immer weiter ins Weltall vor, entdeckt mit Hilfe gewaltiger Maschinen die Bausteine des Universums, hat den Globus umspannende Netzwerke errichtet – stets begleitet von immer neuen, effizienteren, durchdachteren Projektmanagement-Systemen.

Eines jedoch bleibt gleich: Damit der Einsatz eines Projektmanagers überhaupt Sinn macht, braucht es zuerst eine Aufgabe, eine Herausforderung, ein Problem eben. Diese schlichte Weisheit gilt im Großen, wie im Kleinen. Aber was bedeutet es konkret für Sie?

Reale Probleme – eine Checkliste

Selbstverständlich sind Sie kein römischer Feldherr, der vom Senat den Auftrag bekommen hat, Germanien zu erobern. Wahrscheinlich spielen Sie auch nicht mit dem Gedanken, den Mars zu kolonisieren.

Vielmehr sind Sie mit großer Sicherheit Entscheidungsträger in einem mittelständischen Unternehmen. Ihre Branche und die Größe Ihrer Firma spielen dabei nur eine untergeordnete Rolle. Ob Sie die Verantwortung für 200 oder 10.000 Menschen tragen – die Herausforderungen, mit denen Sie sich konfrontiert sehen, lassen sich stets gleich kategorisieren. Im Detail stellen sie sich wie folgt dar:

Ihre wirtschaftliche Lage ist gut: Das klingt zunächst nicht unbedingt nach einem Problem, ist allerdings die Wurzel allen Übels. Ein Unternehmen, das vor leeren Auftragsbüchern sitzt, hat Sorgen, die ein Projektmanager nicht aus der Welt schaffen kann. Wenn Ihre Kunden Ihnen allerdings die Türen einrennen, sind Sie bei Profis wie mir an der richtigen Adresse. Denn dann heißt es:
Sie haben zu viele Aufträge: Wirtschaftlicher Erfolg zieht selbstverständlich immer neu Aufträge nach sich. Das ist zunächst erfreulich, führt aber auf Dauer zu Schwierigkeiten. Denn allzu leicht übernimmt sich ein Unternehmen – akzeptiert zu viele Aufträge, um keinen Kunden zu verlieren. Schnell stößt es dabei an die Grenzen des Machbaren; expandiert dann, stößt Projekte an, nur um anschließend festzustellen:
Sie haben zu viele Projekte: Jeder kleine Expansionsschritt ist für sich genommen bereits eine Herausforderung. Kumuliert wird aus Ihnen dann im Handumdrehen ein Berg an Problemen, den die meisten Unternehmen sich nicht in der Lage sehen, erfolgreich zu erklimmen. Manchmal fehlt es einfach an der nötigen Expertise. Häufig heißt die Schwierigkeit allerdings:
Sie haben zu wenige Ressourcen: Eine wirtschaftlich positive Situation bindet bereits den Großteil Ihrer Ressourcen. Noch mehr Aufträge fressen den Rest auf und spätestens, wenn die ersten Projekte in Ihrem Terminkalender stehen, kommt es zum Kollaps. Ob es an Manpower fehlt, die IT an ihre Grenzen stößt oder es schlicht und ergreifend an Zeit mangelt – Erfolg zehrt Ihre Ressourcen auf, Wachstum und langfristiger Erfolg geraten ins Wanken.

Die Lösung heißt Projektmanagement – wahrscheinlich…

Falls Sie sich und Ihr Unternehmen in dieser kurzen Liste wiedererkennen, dann stehen die Chancen gut, dass ich Ihnen als Projektmanager weiterhelfen kann. Wie genau, das erläutere ich Ihnen gerne ausführlich in meinen individuellen Seminaren.

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Allerdings ist nicht jede Herausforderung, mit der Firmen sich konfrontiert sehen, eine Aufgabe für einen Projektmanager. Tatsächlich gibt es eine feine Linie zwischen Prozessen und Projekten. Und erst, wenn eine Reihe klar definierter Kriterien erfüllt sind, wird aus einem Problem tatsächlich ein Projekt.

Wo diese Linie verläuft und um welche Kriterien es sich genau handelt, davon berichte ich Ihnen im zweiten Beitrag meiner Reihe Effizientes Projektmanagement. Bis dahin freue ich mich auf unser Wiederlesen.