Effizientes Projektmanagement III

Warum einfache Lösungen selten die richtigen sind

Herzlich willkommen zum dritten und letzten Teil unseres Themenblocks Effizientes Projektmanagement. In den ersten beiden Kapiteln haben wir uns mit der Frage beschäftigt, in welcher Situation ein Unternehmen sich befinden muss, um vollen Nutzen aus der Arbeit eines Projektmanagers ziehen zu können, und weiterhin geklärt, wie ein Projekt überhaupt definiert ist.

Zur Erinnerung: Projektmanagement ist vor allem dann sinnvoll, wenn Ihre wirtschaftliche Situation mehr als gut ist und Sie der Menge an Aufträgen nicht mehr gerecht werden können. In der zwangsweise folgenden Phase von Umbruch und Expansion ist effizientes Projektmanagement ein wertvolles Werkzeug. Projekte selber zeichnen sich wiederum dadurch aus, dass sie einmalig, risikobehaftet und komplex sind – einfache Herausforderungen lassen sich im Alleingang lösen, wenn die Probleme Ihnen aber über den Kopf wachsen, ist der Projektmanager Ihr bester Wegbegleiter.

Was bleibt, ist zu klären, wie effizientes Projektmanagement eigentlich funktioniert. Was zeichnet es aus? Welche Methoden funktionieren wirklich? Und was in aller Welt bedeutet in diesem Zusammenhang überhaupt ‚Effizienz‘? Die Antwort auf all diese Fragen liefert Ihnen dieser Beitrag.

Effizienz und Effektivität – eine Erläuterung

Was Projektmanagement ist und wie es Ihnen helfen kann, haben wir bereits ausführlich besprochen. Was fehlt, ist eine Erklärung des Wortes ‚effizient‘ – und die ist tatsächlich ein wenig komplexer, als es auf den ersten Blick erscheinen mag. Denn tatsächlich werden die Begriffe ‚Effektivität‘ und ‚Effizienz‘ auch von sprachbegabten Menschen gerne durcheinandergeworfen. Dabei meinen sie etwas völlig Unterschiedliches. 

Beide sind zentrale Bestandteile guten Projektmanagements, müssen aber klar voneinander unterschieden werden. Am einfachsten bewerkstelligen lässt sich dies mit folgenden zwei Sätzen:

Das Richtige tun ist Effektivität.
Das Richtige richtig tun ist Effizienz.

Oder, etwas ausführlicher erklärt: Effektivität ist die kluge Auswahl von Methoden und Werkzeugen, um ein Problem anzugehen. Diese Methoden und Werkzeuge bestmöglich einzusetzen, ist Effizienz.

Übertragen auf das Thema Projektmanagement heißt dies: Am Anfang eines Projektes steht zwar immer der Aspekt der Effektivität, also die Auswahl der besten Managementmethode. Die hohe Schule allerdings ist, diese anschließend optimal in die Tat umzusetzen – also aus den gewählten Mitteln ein Höchstmaß an Effizienz herauszuholen.

Welche Methoden bietet Projektmanagement und welches ist die richtige?

Grob unterteilen lassen sich die Werkzeuge des Projektmanagements in zwei Schulen: die klassische und die agile. Beide haben ihre Daseinsberechtigung, bieten sie doch unterschiedliche Vor- und Nachteile.

Agiles Projektmanagement: Die agile Methode funktioniert kleinschrittig und iterativ. Ein Projekt wird nicht von Anfang bis Ende durchgeplant, stattdessen richtet der nächste Schritt sich immer nach der momentanen inhaltlichen, zeitlichen und finanziellen Situation. Dies erlaubt eine hohe Anpassungsfähigkeit und lässt Raum für neue Ideen, hat aber den Nachteil, dass zur erfolgreichen Umsetzung des Projektes ein hohes Maß an Kommunikation sowie Selbstmotivation und Eigeninitiative aller Beteiligten vonnöten ist.

Klassisches Projektmanagement: Die klassische Methode dagegen setzt auf ein hohes Maß an Standardisierung und strikte Vorgaben. Dies erlaubt eine klare Übersicht über alle benötigten Ressourcen und schafft Termin- wie Planungssicherheit. Der stringente lineare Ablauf erfordert weiterhin nur minimale Kontrolle und Kommunikation. Nachteilig allerdings ist, dass sich auf unvorhergesehene Umstände nur schwer reagieren lässt – kommt es zu einem Problem, muss schlimmstenfalls der gesamte Projektplan geändert werden.

Und welche Methode ist die bessere der beiden? Tatsächlich gar keine, denn ein Patentrezept gibt es im Projektmanagement einfach nicht. Wenn ein Projektmanager Ihnen unbedingt ein bestimmtes System aufdrücken möchte, taugt er leider nicht viel.

Denn jedes Unternehmen ist ebenso einzigartig, wie das Projekt, dem es sich stellt. Die Wahl des richtigen Werkzeuges richtet sich deshalb nicht nur nach den zu erreichenden Zielen, sondern immer auch nach den verfügbaren Ressourcen, der gelebten Unternehmenskultur, der Hierarchie einer Firma sowie zahlreichen weiteren Gesichtspunkten.

Von daher existiert eine standardisierte Entscheidung für die beste Methode schlicht und einfach nicht. Die Wahrheit liegt meistens irgendwo zwischen klassisch und agil: Ein Mix aus allen zur Verfügung stehenden Werkzeugen, immer angepasst an die gegebenen Umstände – die sogenannte Hybride Methode –  ist zu 99 Prozent beste Entscheidung und für mich Mittel der Wahl.

Und wie funktioniert effizientes Projektmanagement im Einsatz?

Ihnen an dieser Stelle einen vollständigen Überblick über alle relevanten Aspekte effizienten Projektmanagements zu geben, würde den Rahmen dieses Artikels sprengen. Für den Moment muss eine kurze Erwähnung der zwei wesentlichsten Merkmale daher leider genügen. Diese sind:

Effiziente Kommunikation: Ohne klare Kommunikation funktioniert im Projektmanagement gar nichts. Die linke Hand muss nicht nur wissen, was die rechte gerade tut, sondern auch, womit sich Füße, Kopf und Bauch gerade beschäftigen. Um dies zu gewährleisten, bietet Projektmanagement zahlreiche Werkzeuge, die für eine schnelle, eindeutige und proaktive Kommunikation sorgen.

Reduzierung von Komplexität: Sie erinnern sich: Eine Eigenschaft eines Projektes ist immer Komplexität. Genaugenommen ist es sogar das wesentlichste, denn warum sollten Sie für eine Aufgabe, die sie selbst erledigen können, einen Projektmanager beschäftigen? Diese Komplexität nun zu vereinfachen und auf lösbare Schritte herunterzubrechen, ist wesentliches Merkmal effizienten Projektmanagements.

Ein Blick nach vorne
Damit sind wir auch schon am Ende des Kapitels Effizientes Projektmanagement angekommen. Wir wissen jetzt, mit welchen Herausforderungen es sich beschäftigt, wann sein Einsatz sinnvoll ist und haben einen Überblick über seine Funktionsweise erhalten.

Wenn Sie an dieser Stelle weiter ins Detail gehen möchten und tiefer eintauchen wollen in die Welt der Werkzeuge effizienten Projektmanagements, empfehle ich Ihnen gerne meine Seminare. Oder Sie werfen einen Blick in mein nächstes Kapitel, in dem wir uns noch näher mit den diversen Methoden des Projektmanagements auseinandersetzen. Bis dahin freue ich mich auf unser Wiederlesen.

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