Ein Projekt für Projekte: Wie Sie Multiprojektmanagement in Ihrem Unternehmen einführen

Eine kurze Rekapitulation: Im ersten Beitrag dieser Reihe haben wir uns darüber unterhalten, wie es Ihnen gelingt, selbst bei einer Vielzahl parallellaufender Projekte die Übersicht zu behalten, diese zielführend zu steuern und Ressourcen effizient zuzuteilen – nämlich mit den Methoden des Multiprojektmanagements.

Im zweiten Beitrag haben wir das Multiprojektmanagement genauer unter die Lupe genommen und uns damit auseinandergesetzt, aus welchen Bausteinen es besteht, wie diese ineinandergreifen und geklärt, warum Multiprojektmanagement in so vielen Organisationen gewinnbringend eingesetzt wird.

An dieser Stelle scharren Sie nun vielleicht mit den Hufen, da Sie sich auch für Ihr Unternehmen ein funktionierendes Multiprojektmanagement wünschen und denken sich: „Hör auf, mich auf die Folter zu spannen, Escabias, und verrate endlich, wie ich Multiprojektmanagement selbst erfolgreich einführen kann!“

Nur keine Bange, erwidere ich darauf lächelnd. Denn genau darum geht es in unserem heutigen Beitrag.

Das Wichtigste zuerst: Der Grundgedanke

Bevor Sie mit der Einführung von Multiprojektmanagement in Ihrer eigenen Organisation beginnen, gilt es, sich eine Sache klarzumachen: Bei dem gesamten Vorgang handelt es sich ganz streng betrachtet selbst um ein Projekt. Ihr zukünftiger Multiprojektmanager fungiert dabei als Projektleiter, Sie, als Geschäftsführer, sind der Auftraggeber.

Diese Form der Betrachtung erleichtert Ihnen die Implementierung des Multiprojektmanagements erheblich, da Sie sich mit der Durchführung von Projekten ja bereits bestens auskennen. Ein Unternehmen ganz ohne Projekterfahrung sich schließlich nicht mit der Etablierung einer komplexen Multi-Projekt-Struktur auseinandersetzen.

Von daher lässt sich der Einführungsprozess in Phasen sortieren, wie Sie sie auch von anderen Projekten her kennen:

1. Analyse: Zunächst werden alle notwendigen Anforderungen erfasst. Wie ist es um die momentane Situation bestellt, wie sollen die Dinge zukünftig laufen? Anhand der gewonnenen Erkenntnisse werden die Ziele definiert und die Verantwortlichen identifiziert.
2. Konzeption: In der Phase der Konzeption wird die Organisationsstruktur mit ihren Rollen und Aufgaben erarbeitet. Methoden und Prozesse werden bestimmt sowie die notwendigen Schritte zur Implementierung festgelegt.
3. Implementierung: Abschließend wird das Konzept schrittweise umgesetzt. Verantwortliche finden sich in ihren Rollen ein und die einzelnen Teams beginnen mit ihrer Arbeit.

Diese drei Phasen werden dabei nicht nur einmalig, sondern zyklisch durchlaufen, denn bekanntlich ist das erste Opfer der Arbeitsrealität stets der Plan. So heißt es immer wieder, die ist-Situation zu analysieren, das Konzept entsprechend anzupassen und die gewonnenen Erkenntnisse neu zu implementieren. Iterativ entsteht so ein Multiprojektmanagement, das perfekt an die eigene Organisation angepasst ist und schon bald so reibungslos arbeitet wie eine gut geölte Maschine.

Zumindest ist das die Theorie. In der Praxis allerdings gibt es bei der Einführung des Multiprojektmanagements einen eklatanten Unterschied zu zahlreichen anderen Projekten.

Konkret werden: Zwei Wege zum Erfolg

Was aber ist dieses große Unterscheidungsmerkmal? Nun, Sie sind gerade dabei, die gesamte Arbeitsweise Ihres Unternehmens grundlegend zu verändern; zumindest soweit, als dass es Projekte betrifft. In einer großen Firma kann dies bedeuten, dass hunderte Mitarbeiter langfristig völlig neu handeln und sogar denken müssen. Es versteht sich von selbst, dass bei der Umsetzung einiges an Fingerspitzengefühl gefragt ist. Grundsätzlich stehen Ihnen deshalb zwei Wege zum Ziel offen, die unterschiedlicher kaum sein könnten.

L’état c’est moi – Die top-down Methode

Top-down bedeutet, dass Sie als Geschäftsführer oder Vorstand alle wichtigen Entscheidungen zur Einführung des Multiprojektmanagements selbst treffen. Sie definieren die Ziele und Sie priorisieren die Projekte – übernehmen also zunächst ganz persönlich die Aufgaben des Projektportfoliomanagements.

Weiterhin definieren Sie natürlich auch das vollständige Konzept. Alle Fragen des ‚wie?‘ und ‚durch wen?‘ werden ganz oben getroffen und möglichst standardisiert. Erst bei der Implementierung kommen Ihre Mitarbeiter ins Spiel. Sobald jeder seine Rolle im von Ihnen erstellten Masterplan kennt, beginnen Schulungen und Fortbildungen, sodass jeder seiner zukünftigen Aufgabe auch gewachsen ist.

Dieser Weg hat den Vorteil, dass er sehr zeiteffizient und zielorientiert ist. Sie starten direkt mit der Prioritätenliste Ihrer Projekte, jeder Mitarbeiter wird exakt auf seine zukünftige Funktion vorbereitet. Wenn Zeit für Sie also der entscheidende Faktor ist und eine schnelle Umsetzung von größter Bedeutung, dann ist top-down der Weg Ihrer Wahl.

Alle Macht dem Volke – Die bottom-up Methode

Anders sieht die Sache aus, wenn Sie sich für die bottom-up Methode entscheiden, denn hier stellen Sie die Dinge ein wenig auf den Kopf: Als ersten Schritt auf diesem Weg schicken Sie ihre Mitarbeiter in Schulungen rund um die Themen Projektmanagement und natürlich insbesondere Multiprojektmanagement und etablieren so eine breite Wissensbasis in Ihrem Unternehmen.

In alle weiteren Schritte wird Ihr nun hoffentlich hochqualifiziertes Personal unmittelbar miteinbezogen. Natürlich nicht die gesamte Belegschaft, allerdings jeder und jede, die in Ihrem Multiprojektmanagement-System später eine wichtige Rolle einnehmen wird.

So haben Sie den Vorteil, dass Ihr zukünftiges Multiprojektmanagement wesentlich organischer entsteht. Gleichzeitig ist es flexibler und befindet sich näher an der Arbeitsrealität Ihres Unternehmens. Damit ist das gesamte System insbesondere besser vorbereitet auf alle unvorhergesehenen Herausforderungen.

1, 2 oder 3… Du musst dich entscheiden…  – Welcher Weg ist der bessere?

Moment, wieso drei? Bislang war hier doch nur von zwei Wegen die Rede! 
Genau genommen gibt es noch einen dritten Weg zur Einführung Ihres Multiprojektmanagements – nämlich, mit dem Ressourcenmanagement zu starten. Diese Methode hat sich in meiner langjährigen Erfahrung allerdings als derart ineffizient erwiesen, dass wir von heute an nie mehr über sie reden werden.

Was nun top-down und bottom-up betrifft: Welcher Weg hier der objektiv bessere ist, hängt vor allem von Ihrer Unternehmenskultur ab. Klar, auf den ersten Blick scheint top-down die überlegene Methode zu sein. Hier kommen sie schneller ins Ziel und sparen erst einmal Geld, wohingegen Sie im bottom-up zunächst ins Blaue zu investieren scheinen um sich anschließend voll auf die frischgewonnene Expertise Ihrer Belegschaft verlassen.

Allerdings kann top-down mit seinem hierarchischen Prinzip sowie formalen und damit sehr starren Strukturen auch gravierende Nachteile haben. Ein Beispiel aus der Praxis:

Die New York Times führte vor einigen Jahren Multiprojektmanagement nach dem top-down Prinzip ein. Man versprach sich dadurch vor allem Artikel von gleichbleibend hoher Qualität und zu einer Vielzahl verschiedener Themenbereiche. Genau das Gegenteil trat ein.
Redakteure verloren den Spaß an ihrer Arbeit und zeigten kaum noch Eigenengagement. Das Niveau der Texte sank merklich, Berichte lasen sich durchgehend gleich – nämlich langweilig.
Erst als die Führungsebene das System vom Kopf auf die Füße stellte, den Mitarbeitern mehr Mitsprachrecht einräumte, ihnen mehr Freiräume ließ und sie in die Entscheidungsfindungsprozesse miteinbezog – also auf bottom-up umstellte – stieg die Qualität und Vielfalt der Berichte wieder.

Falls Ihr Unternehmen also grundlegend hierarchisch organisiert ist oder Ihre Projekte sich durch einfache Standards beschreiben lassen, dann ist top-down Ihre beste Wahl. Wenn Ihnen allerdings ein Haufen kreativer Freigeister unterstellt ist, dann entscheiden Sie sich besser für bottom-up.

 Auf zu neuen Ufern

Soviel an dieser Stelle und von meiner Seite zum Thema Multiprojektmanagement. Um das Gesagte abschließend zusammenzufassen: 

1. Multiprojektmanagement ist die mit Abstand beste Methode, um in Ihrer Organisation für Überblick und Transparenz all Ihrer Projekte zu sorgen. 
2. Sobald Projektportfoliomanagement, Kapazitätsmanagement, Projektmanagement und Ressourcenmanagement erst einmal laufen, werden Sie sich fragen, warum Sie die Dinge nicht schon immer so gemacht haben. 
3. Zur erfolgreichen Einführung stehen Ihnen der Weg des top-down und des bottom-up mit ihre jeweiligen Vor- und Nachteilen zur Verfügung. Welcher davon der richtige ist, richtet sich vor allem nach Ihrer Unternehmenskultur.

Wenn Sie noch mehr zu diesem Thema erfahren möchten, lade ich Sie gerne zu einer meiner nächsten Veranstaltungen ein. Für eine persönliche Beratung empfehle ich darüber hinaus meine Kurzseminare im Onlineformat.

In diesem Blog dagegen geht es in einem neuen Feld weiter. Als nächstes beschäftigen wir uns mit den Unterschieden zwischen Projekt- und Prozessmanagement, ihrem Zusammenspiel und der Frage, wieso die Abgrenzung zwischen diesen beiden Begriffen überhaupt eine Rolle spiel. 

Bis dahin freue ich mich auf unser Wiederlesen.