Organisationsmöglichkeiten für projektorientierte Unternehmen III

Projekte im Griff Behalten – PMO

In den vorangegangenen Beiträgen unserer Reihe ‚Organisationsmöglichkeiten für Projektorientiere Unternehmen‘ haben wir erkannt, dass Projektmanagement nur dort sinnvoll ist, wo bereits eine gewisse Projektkultur vorherrscht. Erst wenn sich auf der To-do-Liste eines Unternehmens regelmäßig mehr Projekte als Nicht-Projekte befinden, wird der Einsatz von Werkzeugen und Methoden des modernen Projektmanagements langfristigen Erfolg nach sich ziehen.
Eine hauptsächlich linear strukturierte Organisation darf sich natürlich ebenfalls gerne an einem Projekt versuchen – wird sich bei dessen Umsetzung vermutlich aber ein paar Zähne ausbeißen.

Was bleibt, ist die Kernfrage dieser Themenreihe: Wie kann ein Unternehmen, das sich schon jetzt als projektorientiert versteht, noch effizienter und erfolgreicher werden; sprich, seine Projekte noch besser planen, umsetzen und gewonnene Erkenntnisse für die Zukunft effizient weiterverwenden?

Die Antwort auf diese Frage sind drei einfache Buchstaben: PMO.

PMO – was ist das?

Die Abkürzung PMO steht für Project Management Office, in nüchternem Deutsch also etwa Abteilung für Projektmanagement und ist in zahlreichen erfolgreich geführten Unternehmen zentraler Bestandteil der Organisationskonstellation.

Vermutlich werden einige Leserinnen und Leser jetzt aufstöhnen: „Was? Noch eine neue Abteilung? Aber unsere Projekte laufen doch alle gut.“ Ein berechtigter Einwand, allerdings haben Projekte die manchmal unangenehme Eigenschaft, mit dem Wachstum eines Unternehmens immer größer, komplexer und zahlreicher zu werden. Bald schon reicht es dann nicht mehr, ein einzelnes Projekt einem Projektmanager anzuvertrauen und das Beste zu hoffen. Es braucht eine zentrale Stelle für die Gesamtsteuerung. Jemanden, der den Überblick über das große Ganze behält und Sorge trägt, dass einzelne Projekte auch untereinander reibungslos kommunizieren können. Ein PMO eben.

Denn hier wird nicht nur der Grundstein für jedes neue Projekt gelegt, hier laufen vor allem die Fäden jedes einzelnen Projektes zusammen. Das PMO ist die Leitstelle für Ihren Projekterfolg.

Was ein Großstadtbrand mit Projekten gemein hat

Um die Wichtigkeit eines Project Management Office zu verdeutlichen, stellen Sie sich folgende Analogie vor: Als Stuttgart noch ein kleines Städtchen war, gab es ein einziges Spritzenhaus mit seiner Mannschaft und ihrem Löschwagen. Bald aber zogen mehr und mehr Menschen in die Region, eine einzelne Feuerwehrmannschaft reichte nicht mehr aus und schon bald besaß jeder Stadtteil seine eigene Brandwache.

Anfangs ging das noch gut, irgendwann allerdings wurde die Stadt so groß, dass es nicht mehr ausreichte, jedem Löschzug einfach seinen Bezirk zuzuweisen. Ein Großbrand benötigt die Koordination mehrerer Einsatzgruppen gleichzeitig, ohne einen anderen Bezirk dabei komplett zu vernachlässigen. Personelle Ausfälle wollten kompensiert, Spezialisten an den Ort geschickt werden, an dem sie das Meiste bewirken können. Für optimale Leistung musste Sorge dafür getragen werden, dass alle Feuerwehrwachen untereinander kompatible Ausrüstung benutzen und irgendwer sollte zuletzt jeden Einsatz dokumentieren, damit gemachte Fehler sich nicht wiederholen.

Bei der Feuerwehr erledigt all das, na klar, die Leitstelle. Und genauso kümmert sich das PMO um die Planung, Koordination und Optimierung Ihrer Projekte – damit aus einem kleinen Küchenbrand in Stammheim kein Werksfeuer in halb Zuffenhausen wird.

Großhirn an alle! – Die Aufgaben des PMO

Um von der Analogie in die Unternehmensrealität zurückzukehren gebe ich Ihnen gerne einen kurzen Überblick über jene Aufgaben, derer sich Ihr Project Management Office annehmen sollte. Dabei erhebt diese Liste keinerlei Anspruch auf Vollständigkeit, sondern stellt lediglich einen Auszug da. Die tatsächlichen Aufgabenbereiche eines PMO können von Organisation zu Organisation stark variieren.

• Verwaltung des Projektportfolios: Das PMO klassifiziert und priorisiert alle laufenden und zukünftigen Projekte anhand der aktuellen Unternehmensstrategie. Dies ermöglicht eine von Beginn an effiziente Ressourcenallokation und vereinfacht die Entscheidungsfindung bei etwaigen Konflikten.
• Steuerung von Ressourcen: Für laufende Projekte zeichnet das PMO sich verantwortlich für einen optimalen Ressourcenfluss – ob Geld, Zeit oder Manpower. Dadurch geraten Projekte nicht ins Stocken, verbrauchen aber gleichzeitig nicht unnötig Ressourcen.
• Standardisierung von Methoden und Werkzeugen: Für die gleichbleibend hohe Qualität einzelner Projekte sind zentrale Richtlinien und Leitfäden von entscheidender Bedeutung. Standardisierte Werkzeuge, wie etwa eine gemeinsame PM-Software, sorgen für effiziente Kommunikation und ermöglichen den reibungslosen Wechsel von Mitarbeitern zwischen einzelnen Projekten.
• Koordination des Personals: Häufig erfordert der erfolgreiche Abschluss eines Projektes Fähigkeiten, über die nur einzelne Mitarbeiter verfügen. Das PMO bringt diese Spezialisten punktgenau zum Einsatz.
• Dokumentation und Transparenz: Das PMO sammelt alle wichtigen Daten zu laufenden und geplanten Projekten, bereitet diese übersichtlich auf und stellt sie den Entscheidungsträgern zur Verfügung.
• Pflege der Wissensdatenbank: Best Practices und Lessons Learned sind wertvoll für jedes weitere Projekt. Das PMO dokumentiert alle Fehler und Erfahrungen aus abgeschlossenen Projekten und stellt diese in einer Wissensdatenbank zur Verfügung.
• Administrative Unterstützung: Das PMO ist Anlaufstelle für zahlreiche administrative Aufgaben– etwa die Moderation von Workshops, das gesamte Controlling oder die Mediation im Konfliktfall. So entlastet es den jeweiligen Projektleiter.
• Fort- und Weiterbildung: Als Zentralstelle für alle Projektfragen ist es sinnvoll, dem PMO die Organisation von Weiterbildungen von Projektteams und -leitern anzuvertrauen. Schließlich weiß man dort am besten, wo Bedarf herrscht.

Und was habe ich davon?

Vermutlich ist bereits mitgeschwungen, wie Ihre Organisation von der Einführung eines Project Management Office profitieren kann. Da der Mehrwert allerdings so groß und der Effekt so tiefgreifend ist, möchte ich die zentralen Vorteile gerne noch einmal in aller Deutlichkeit erwähnen:

• Effiziente Ressourcennutzung: Die Projekt-Koordination durch das PMO stellt sicher, dass Ressourcen dort zugewiesen werden, wo sie wirklich vonnöten sind. Das spart natürlich Geld, sichert gleichzeitig den Projekterfolg und sorgt für zufriedene Projektteams.
• Hohe Projektqualität: Standards bei Durchführung und Ablauf einzelner Projektschritte sichern eine gleichbleibend hohe Qualität. Denn wenn jeder genau weiß, wie er was wann wo zu tun hat, passieren deutlich weniger Fehler.
• Motivierte Projektleiter und -teams: Wo ein PMO dem Projektteam den Rücken freihält und seinem Leiter die administrativen Aufgaben abnimmt, ist Zeit und Energie, sich ganz auf das eigentliche Projekt zu konzentrieren. Damit ist jeder einzelne Mitarbeiter mit vollem Einsatz bei der Sache.
• Reibungslose Kommunikation: Mit einer zentralen Leitstelle läuft die Kommunikation zwischen Projektteams und Entscheidungsträgern wesentlich einfacher. Informationen erreichen ihr Ziel ohne Umwege und sind bereits so aufbereitet, dass sie mühelos weiterverwendet werden können.
• Effektiver Wissenstransfer: Mitarbeiter kommen und gehen, gesammeltes Wissen bleibt. Wenn Ihr PMO sich um die Pflege einer Wissensdatenbank kümmert, wird ein dummer Fehler sich so schnell nicht wiederholen.
• Minimiertes Risiko, maximaler Erfolg: Wenn alle zur Verfügung stehenden Ressourcen effizient genutzt werden, ein jeder genau weiß, was er zu tun hat, die Motivation hoch ist, die Kommunikation läuft wie ein Länderspiel und alte Dummheiten sich nicht wiederholen, ist der Projekterfolg fast schon garantiert.

PMO – will ich auch!

Wenn Sie an dieser Stelle nun zu der Erkenntnis gelangt sind, dass die Etablierung eines Project Management Office auch für Ihre Organisation einen Gewinn darstellt, bin ich ganz bei Ihnen. Denn vermutlich existiert im gesamten Werkzeugkoffer des Projektmanagements keine andere Organisationseinheit, mit der Sie einen nachhaltigeren Effekt erzielen könnten. Je mehr Projekte Sie angehen, desto dringender empfehle ich die Einführung dieser zentralen Leitstelle für Projektfragen. 

Wie Sie dabei am besten vorgehen, warum auch kleine Unternehmen stark von der Einführung eines PMO profitieren können, wieso sich für Sie sogar die Gründung einer eigenen Projektmanagement-GmbH rentieren kann sowie alle weiteren wichtigen Fragen erläutere ich Ihnen gerne in meinem nächsten Seminar zum Thema ‚Organisationsmöglichkeiten für Projektorientiere Unternehmen‘. Ich freue mich auf Ihre Teilnahme.