Ressourcenmanagement: Warum es so wichtig ist und wie es nicht funktioniert

Stellen Sie sich vor, Sie müssen morgen früh spontan für einen wichtigen Geschäftstermin nach Berlin fahren. Eine Zugverbindung konnten Sie in der Kürze der Zeit nicht mehr reservieren, Ihre Anreise erfolgt also mit dem Auto. Allerdings haben Sie noch ein Hotelzimmer reservieren können und müssen die Heimfahrt nicht am selben Tag antreten. Weiterhin findet Ihr Termin bereits früh am Tag statt, so dass Sie zeitig aufbrechen sollten. Wie sehen nun Ihre nächsten Schritte aus, um für einen möglichst reibungslosen Ablauf zu sorgen?

Vermutlich lautet Ihre Antwort in etwa so: „Ich packe bereits am Vorabend meine Tasche mit allem, was ich für den Termin und eine Übernachtung brauche. Natürlich tanke ich auch mein Auto noch voll und packe vielleicht sogar ein paar Snacks für die Fahrt ein. Außerdem lege ich mich früh schlafen, um fit für die Reise und den wichtigen Termin zu sein.“

Erkennen Sie sich in diesen Worten wieder, dann herzlichen Glückwunsch! Sie haben soeben nicht nur bewiesen, dass Sie ein verantwortungsbewusster Erwachsener sind, sondern vor allem erfolgreich Ressourcenmanagement betrieben. Denn Benzin, Ihre Unterlagen für den Termin, die Zahnbürste und der Schlafanzug, sogar die eingeplante Zeit und Ihre persönliche Arbeitskraft sind allesamt Ressourcen, die Sie für die erfolgreiche Abwicklung des Projektes ‚Berlinreise‘ benötigen.

Genau um dieses Thema soll es auch in diesem und den folgenden Kapiteln gehen. Wir beginnen zunächst mit der Frage, warum Ressourcenmanagement so ausschlaggebend für jeden Projekterfolg ist, um anschließend die typischen Fehler zu beleuchten, die im Arbeitsalltag rund um dieses Feld begangen werden.

Ressourcenmanagement: Was es ist und warum Sie nie darauf verzichten sollten 

Der Begriff des Ressourcenmanagements ist in den vorangegangenen Kapiteln bereits häufiger gefallen. Unter anderem haben wir es bereits als Baustein des PMOs und als Teil der taktisch operativen Ebene des Multiprojektmanagements kennengelernt. 

Wir erinnern uns: Während ein Projektmanager für die Organisation und Zuweisung der für den Projekterfolg erforderlichen Aufgaben zuständig ist, sorgt ein Ressourcenmanager dafür, dass die einzelnen Projektteams alle benötigten Mittel zur Durchführung dieser Aufgaben erhalten. Ob es sich dabei tatsächlich um Geld, Rohstoffe, Maschinen oder Zeit und Manpower handelt, spielt keine Rolle. Hauptsache, die Ressourcen reichen aus, um den Auftrag zu erfüllen.

Gleichzeitig achtet der Ressourcenmanager darauf, dass die Nadel nicht in die andere Richtung ausschlägt; sprich, keine Ressourcen verschwendet werden. Denn wo Mitarbeiter Däumchen drehend herumsitzen und Maschinen stillstehen, verbrennt gerade bares Geld.

Ziel des Ressourcenmanagements ist es also insbesondere, für die Wirtschaftlichkeit jedes Projektes Sorge zu tragen. Zum einen dadurch, dass der Projektfortschritt nicht aufgrund mangelnder Ressourcen ins Stocken gerät. Zum anderen, indem selbige nur dort zum Einsatz kommen, wo sie auch wirklich benötigt werden.

Zur Veranschaulichung: Nicht nur Deutschland kann keine Flughäfen.

Wie wichtig gutes Ressourcenmanagement in der Praxis ist, lässt sich eindrucksvoll am Beispiel eines Flughafens verdeutlichen. Diesmal entgegen aller Erwartungen nicht am BER, sondern am International Airport von Denver, Colorado.

Auf 140 Quadratkilometern entstand dort vor einiger Zeit der größte Flughafen der USA. Der erste Spatenstich erfolgte 1989, das angepeilte Ziel für die Eröffnung war der 31. Oktober 1993. Seine 88 Gates sollten durch das modernste Gepäckabfertigungssystem verbunden werden, das die Welt je gesehen hatte. Voll automatisiert und mit einer Länge von 35 Kilometern – und genau dort begannen die Probleme.

Denn die Ressourcen, die für das Projekt ‚Gepäckabfertigung‘ zur Verfügung gestellt wurden, erwiesen sich als deutlich zu gering. Späteren Schätzungen zu Folge fehlten den Arbeitern gute 20 Millionen Dollar und ganze zwei Jahre, um ein System zu konstruieren, das wirklich funktionierte.

So kam es zur Katastrophe von Denver. Medienvertreter durften auf einer Demonstration kurz vor der geplanten Eröffnung des Flughafens Livebilder übertragen, die zeigten, wie Koffer zerquetscht wurden und Transportbehälter krachend ineinander rauschten.

Der Startschuss für den ersten Flieger wurde daraufhin um 18 Monate nach hinten verlegt. Wirklich aufgenommen hat das automatisierte System seine Funktion allerdings trotzdem nie und verschlang im Notbetrieb dennoch monatlich eine Million Dollar. 2005 wurde es dann gänzlich eingestellt und noch heute schieben menschliche Mitarbeiter die Kofferwagen von Hand zu ihren Maschinen.

Ja, Deutschland hat kein Soloabonnement auf verpatzte Flughafenprojekte – und schlechtes oder fehlendes Ressourcenmanagement kann Unsummen kosten oder einem Projekt gänzlich den Garaus machen. Nicht nur auf staatlichen Großbaustellen, sondern auch in der etwas kleineren Unternehmensrealität.

Halbherzig und orientierungslos: Die typischen Fehler im Ressourcenmanagement

Selbst wenn die Wichtigkeit guten Ressourcenmanagements für den Projekterfolg eigentlich so offensichtlich ist, im Arbeitsalltag wird das Thema trotzdem oft stiefmütterlich behandelt.

Warum? Darauf hat noch niemand eine zufriedenstellende Antwort gefunden. Vielleicht kennen die Verantwortlichen die Geschichte des Flughafens von Denver nicht. Vielleicht unterschätzen sie auch die Bedeutung des Ressourcenmanagements und sparen deshalb an der falschen Stelle. Oder es hat einfach niemand Lust, sich mit Zahlen und Tabellen rumzuschlagen.

Wie auch immer die Antwort lauten mag, die häufigsten Fehler im Ressourcenmanagement sind folgende:

Zwischen Kopierer und Kaffeemaschine: Ressourcen aus einem Bauchgefühl heraus planen

Der erste und häufig schwerwiegendste Missgriff im Ressourcenmanagement ist, sämtliche Zuteilungen quasi ad hoc und wie im Vorbeigehen zu planen. Meist werden Ressourcen so einfach aus den alltäglichen Prozessen abgezogen und irgendwo ins Projekt gesteckt. In der Realität können Sie sich das Ganze etwa so vorstellen:

„Hier ist Ihr neues Projektmitglied, der Herr Langsam. Hat momentan nicht viel zu tun und daher genug Zeit. Guter Mann, seit 30 Jahren im Unternehmen. Und interessiert sich brennend für Projektmanagement. Hat er mir auf der Betriebsfeier ’98 verraten.“

Schön, dass der Herr gerade Zeit hat. Aber prädestiniert ihn das wirklich als Mitglied eines Projektteams? Über welche Qualifikationen verfügt er und decken diese sich mit den zu erledigenden Aufgaben? Wahrscheinlich nicht…

Wenn Projekten schlicht jene Ressourcen zur Verfügung gestellt werden, die gerade frei sind, steigert das nicht gerade die Erfolgsaussichten. Im Gegenteil, es ist ineffizient und führt schnurstracks am Ziel vorbei. 

Keine Ahnung, keine Meinung, kein Konzept: Fehlende Transparenz

Sei es durch bloßen Zufall oder maßvolle Planung: Selbst, wenn die richtigen Mitarbeiter für ein Projekt abgestellt werden, bedeutet das noch lange nicht, dass danach alles wie von selbst läuft. Häufig mangelt es an einer eindeutigen Systematik.

Denn auch die genaue Rollendefinition – also wie, wann und wo eine Ressource eingesetzt werden soll – ist Bestandteil des Ressourcenmanagements. 

Das gilt selbstverständlich nicht nur für Arbeitskraft und Expertise der Teammitglieder, sondern auch für jede beliebige andere Ressource. Ein Projektteam hat nichts davon, wenn ihm jeden Tag ab 17 Uhr der firmeneigene LKW zur Verfügung steht. Lautet die Zuweisung allerdings: Morgen habt ihr vier Stunden Zeit, um mit dem Laster das neue Equipment abzuholen, wird die Ressource zielführend eingesetzt.

An dieser Art Struktur fehlt es in der Realität allerdings häufig. Oft ist es leider so, dass Mitarbeiter, Maschinen oder andere Ressourcen in einer Art schwammiger Inkonsistenz irgendwie zum Projekt gehören, mal hier, mal dort arbeiten. Eine transparente Rollendefinition allerdings fehlt völlig.

Faulpelze und Burnout-Kandidaten: Über- und Unterforderung von Ressourcen

Eine weitere Folge schlechten oder fehlenden Ressourcenmanagements ist, dass Arbeit nicht gleichmäßig und damit sinnvoll verteilt wird. Denn in fast jedem Team gibt es jemanden, der durch gute Leistungen besonders heraussticht, während andere sich eher wegducken.

Das Ende vom Lied ist dann, dass dem arbeitsfreudigen Mitarbeiter immer mehr Aufgaben aufgehalst werden, während seine unwilligen Kollegen sich lieber sämtliche Katzenvideos des Internets angucken. Denn ohne eine klare Übersicht, wie sie nur das Ressourcenmanagement liefern kann, fällt einfach niemandem auf, dass Team hier tatsächlich ein Akronym für Toll, ein anderer macht’s ist.

Dass diese Überlastung auf der einen Seite, sowie die Untätigkeit auf der anderen zu Unfrieden, Demotivation und Verzögerungen im Projektablauf führen, ist traurige Tatsache.

Diagnostizierte Rechenschwäche: Mit Menschen planen, wie mit Maschinen

Ein guter Ressourcenmanager weiß: Eine Aufgabe, die auf dem Papier acht Stunden benötigt, dauert in der Realität immer länger. Denn Mitarbeiter benötigen Pausen, machen Fehler oder müssen ein klärendes Gespräch führen.

Mangelt es an dieser Weitsicht, zum Beispiel, weil sich niemand wirklich um das Ressourcenmanagement kümmert, dann kommt es schnell zu Fehlplanungen und damit Störungen im Projektfortschritt.

Weiterhin wird gerne vergessen, dass die meisten Mitarbeiter sich nie zu hundert Prozent ihrer Arbeitszeit um ein Projekt kümmern können. Selbst, wenn sie voll und ganz für selbiges abgestellt worden sind, früher oder später werden sie von ihren üblichen Aufgaben eingeholt. Sei es, weil ein Kollege aus ihrer eigentlichen Abteilung ein dringendes Problem hat, oder weil ein persönlicher Kundenkontakt gepflegt werden muss – irgendwas ist immer.

Auch auf solche Kleinigkeiten ist ein guter Ressourcenmanager immer vorbereitet; von seiner sofortigen Intervention bei geistigen Ergüssen wie: „Wenn Frau Müller zu zehn Prozent auf zehn Projekten arbeitet, dann bringt sie überall ihre volle Leistung“, ganz zu schweigen.

Akute Abhängigkeit: Die Projektorganisation ignorieren

Das letzte Problem, auf das wir ohne hinreichendes Ressourcenmanagement häufig stoßen, ist die Missachtung von Projektabhängigkeiten. Denn häufig verhält es sich so, dass Team A erst mit der Arbeit beginnen kann, wenn Team B seine Aufgabe erfüllt hat.

Auch um dieses Zusammenspiel kümmert sich der Ressourcenmanager. Er sieht zu, dass besagtes Team A erst zusammentritt, wenn der Zieleinlauf von Team B in greifbare Nähe rückt. Vorher können die A-ler ihrem ganz normalen Arbeitsalltag nachgehen.

Ohne Ressourcenmanagement dagegen haben Projektmitglieder häufig einfach nichts zu tun, weil der notwendige vorausgehende Schritt noch nicht abgeschlossen wurde. Unser Team A würde also vermutlich nur untätig herumsitzen und dafür bezahlt werden, Candy Crush zu spielen.

Wie gutes Ressourcenmanagement arbeitet

Ohne funktionierendes Ressourcenmanagement geht also jede Menge schief. Bestenfalls kostet Sie Ihr Projekt unnötig Zeit und Geld. Schlimmstenfalls bauen Sie eine Gepäckabfertigung, welche die Unterwäsche Ihrer Fluggäste zu feinen Streifen verarbeitet. Wie also sorgen Sie für die optimale Ressourcenverteilung?

Für eine Antwort müssen Sie sich leider bis zum nächsten Kapitel gedulden. Falls Ihnen das allerdings zu lange dauert, erzähle ich Ihnen persönlich gerne mehr dazu. Entweder kompakt in meinen Onlineseminaren oder ausführlich als umfangreiche Veranstaltung.

Ich freue mich darauf, von Ihnen zu hören und an dieser Stelle auf unser Wiederlesen.

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