Ressourcenmanagement II

Wie kann ich Ressourcen im Bereich Projektmanagement erfolgreich steuern und planen?

Im ersten Kapitel unserer Reihe ‚Ressourcenmanagement‘ haben wir uns darüber unterhalten, wie die Steuerung und Planung von Ressourcen im Rahmen eines Projektes nicht funktioniert und welche Fehler Unternehmen im Kleinen wie im Großen häufig begehen.

Um das Gesagte kurz zusammenzufassen: Die typischen Fallstricke sind insbesondere Ressourcenplanung im ad hoc-Modus, mangelnde Transparenz in der Rollendefinition und das Über- wie Unterfordern von vor allem menschlichen Ressourcen.

Im Resultat verzögern sich Projekte so über lange Zeiträume, kosten unnötig viel Geld und produzieren Mitarbeiter, die entweder vor Langeweile umkommen oder sich mitten im Projekt mit einem Burnout krankmelden müssen.

Spätestens jetzt sollten Sie sich daher die Frage stellen, wie es Ihnen gelingt, Ressourcenmanagement erfolgreich in Ihrem Projekt zu implementieren. Welche Vorarbeit ist nötig? Welche Planungsschritte sind zwingend erforderlich? Genau damit beschäftigt sich dieser Beitrag.

Der beste Tipp: Kümmern Sie sich vor allem um Ihre wertvollste Ressource

Um in der Welt des Projektmanagements Ressourcen optimal einzusetzen, ist es zunächst nötig, den Fokus auf die wichtigste und gleichzeitig empfindlichste unter ihnen zu legen: den Menschen.

Mitarbeiter als Ressourcen zu bezeichnen, mag dabei zunächst sehr anmaßend klingen. Bedenken Sie aber, dass es immer unser Ziel ist, ressourcenschonend zu arbeiten – also die Arbeitskraft Ihrer Belegschaft dort einzusetzen, wo sie das Meiste bewirkt, ohne den Einzelnen zu überfordern oder ihn mit Aufgaben zu betrauen, die weit unter seinem Niveau liegen. 

Ressourcenmanagement steht also in engem Zusammenhang mit dem Respekt vor der Kompetenz und der in ein Projekt investierten Zeit Ihrer Mitarbeiter. Wir betrachten Menschen nicht als Rohstoffe, die wir ausbeuten können, sondern als ein wertvolles Gut, für das wir uns verantwortlich zeichnen.

Denn ohne die Anstrengungen Ihres Personals, ohne seine Ideen und seine Spontanität stünden die Maschinen still, würden Probleme nicht gelöst und unvorhergesehene Herausforderungen nicht gemeistert werden. Sie können noch so viel Geld, Rohstoffe und Arbeitsgeräte in ein Projekt stecken – wenn es an einem motivierten und leistungsstarken Team fehlt, geht es nicht einen Millimeter vorwärts.

Alle weiteren Ratschläge in diesem Kapitel beziehen sich daher ausschließlich auf diese eine Ressource und wie Sie sie am effizientesten einsetzen.

Wie Sie die Ressource Mensch richtig steuern

Nachdem wir nun also geklärt haben, worauf wir unseren Blick für ein gut funktionierendes Ressourcenmanagement richten sollten, folgt natürlich die Frage der erfolgreichen Umsetzung.

Eines der zahlreichen am Markt verfügbaren Projektmanagement-Systeme bildet dabei zwar immer die Grundlage unserer Arbeit, nimmt uns selbige aber nie vollständig ab. Denn auch das beste System ist nicht mehr als ein Stück Software, das mit Leben gefüllt werden will.

Beachten Sie deshalb immer die folgenden Punkte:

Trennen Sie Linie und Projekt

Im Idealfall stellen Sie alle Mitglieder Ihrer Projektteams vollständig von der Prozessarbeit frei. Denn wer sich nebenbei noch ums Tagesgeschäft kümmern muss, dem fehlt es an Zeit und Energie, um sich ganz auf das Projekt zu konzentrieren.

Bedenken Sie dabei stets die Kompetenzen Ihrer Mitarbeiter – nicht nur die fachlichen, sondern vor allem jene, die häufig als Softskills bezeichnet werden. Es gibt immer Menschen, die sich eher zur Arbeit in der Linie berufen fühlen und dort brillieren. Flexible Freigeister dagegen, die sich schnell auf neue Situationen einstellen können, eignen sich hervorragend für Projekte.

Lassen Sie sich bei Ihrer Teamwahl also niemals nur von der Verfügbarkeit oder der Dauer der Firmenzugehörigkeit Ihrer Mitarbeiter leiten. Sonst enden Sie mit einer Mannschaft, die sich schnell überfordert fühlt, während geeignetere Kollegen Frust schieben, weil sie nicht zum Projekt berufen wurden.

Vermeiden Sie Multitasking

Natürlich lässt eine stringente Trennung von Projekt und Linie sich nicht in jedem Unternehmen umsetzen. Dennoch sollten Sie Multitasking meiden, wie eine Katze das Wasser. Denn es funktioniert einfach nicht. Niemals.

Das gilt nicht nur für verteilte Funktionen zwischen Projekt und Alltagsgeschäft, sondern auch für die Aufgaben im Projekt selbst. Nur, weil Ihr bester Entwickler Teil des Teams ist, sollten Sie ihn nicht mit sämtlichen Softwarearbeiten betrauen, die im Rahmen Ihres Projektes anfallen. Lassen Sie ihn sich wo immer möglich auf eine einzige Aufgabe konzentrieren, denn so erreichen sie das beste Ergebnis.

Für alle weiteren Programmieraufträge planen Sie dann mehr von der Ressource Zeit ein oder – noch besser – geben weitere Mitarbeiter für Ihr Projekt frei. Am besten so:

Bilden Sie Pools
Noch vor dem Startschuss Ihres Projektes sollten Sie Ihre Ressourcen in Rollen organisieren. So könnte es zum Beispiel einen Pool an Entwicklern geben, einen für die Konstruktion und einen weiteren für die Logistik.

Je nach Bedarf und Projektstand können Sie nun auf Ihren Pool zugreifen, Mitarbeitern Projektrollen zuweisen und für bestimmte Zeiten aus der Linie abziehen. So bleiben Sie maximal flexibel, ohne Ihr Projektteam zu überlasten oder unnötigen Leerlauf zu produzieren. Damit dies allerdings gelingt, ist eines besonders wichtig:

Behalten Sie die Übersicht
Für sämtliche potenziellen Projektmitglieder müssen Sie bereits in der Linie eine Möglichkeit geschaffen haben, in der sie die Zeiten eintragen können, die für Projekt- und Prozessarbeit aufgewendet werden. Das funktioniert natürlich am besten über eines der großen Projektmanagement-Systeme.

So geben Sie Ihren Mitarbeitern nicht nur die Möglichkeit, Ihre Arbeitszeit effizient zu planen und sich optimal um all ihre Aufgaben kümmern zu können. Vor allem behalten Sie den Überblick über den Projektfortschritt und die Belastung der einzelnen Projektmitglieder. Denn es wird immer Teammitglieder geben, die sich ein wenig wegducken, während andere sich zu viel Arbeit aufhalsen. Von daher:

Zeigen Sie soziale Führungskompetenz
Ein einfach zu handhabendes und übersichtliches Projektmanagement-System ist wichtig, kann aber niemals den Dialog zwischen Teammitglied und Führungskraft ersetzen. Dabei ist es nicht nur ausschlaggebend, mit einem Mitarbeiter zu kommunizieren, bevor ihm neue Aufgaben zugeteilt werden. Ebenso wichtig ist es, den ein oder anderen zu bremsen, wenn er sich zu viel zumutet und ihn an seine eigentliche Rolle im Projekt zu erinnern.

Aber vor allem: Schauen Sie nicht weg, wenn es brennt. Kommt es tatsächlich einmal zu Ressourcenengpässen, dann imitieren Sie nicht den Vogel Strauß und hoffen, dass die Dinge sich von alleine regeln, sondern kümmern Sie sich um das Problem – umgehend und in direktem Austausch mit den betroffenen Projektteams.

Finden Sie heraus, warum es hakt und was benötigt wird, um die Schwierigkeiten aus der Welt zu schaffen. Mehr Zeit? Mehr Manpower? Klarere Anweisungen? Auch Brände zu löschen ist Aufgabe des Ressourcenmanagements.

Die Früchte des Ganzen

Wenn Sie diese Ratschläge umsetzen, dann steht einer erfolgreichen Implementierung des Ressourcenmanagements in Ihr Projekt nur noch wenig entgegen.

Was Sie konkret davon haben? Das Folgende:

  1. Vermeidung unvorhergesehener Schwierigkeiten: Wer seine Ressourcen planvoll einsetzt und sie permanent im Blick behält, der kann Probleme lösen, bevor sie entstehen.
  2. Schaffung von Transparenz: Totaler Überblick bedeutet Transparenz aller Ressourcen und damit die Vermeidung von Verschwendung oder ineffektivem Einsatz der selbigen.
  3. Messung von Effizienz: Gleichzeitig erhalten Sie ein wichtiges Werkzeug, um die Wirkkraft der eingesetzten Ressourcen zu bestimmen, wenn nötig gegenzusteuern und zukünftige Projekte noch effizienter planen zu können.
  4. Verhinderung von Burnout: Gutes Ressourcenmanagement arbeitet immer ressourcenschonend; insbesondere, wenn es um die eigenen Mitarbeiter geht. Ihr Team bleibt leistungsstark, motiviert und bereit für neue Projekte.

Sind Sie und Ihre Organisation also bereit, Ressourcenmanagement erfolgreich in die Tat umzusetzen? Vielleicht. Denn dafür braucht es die nötigen Rahmenbedingungen – und genau damit beschäftigen wir uns im nächsten Beitrag, in dem wir uns die Frage stellen, welche Voraussetzungen ein Unternehmen erfüllen muss, um rund um Ressourcen im Bereich Projektmanagement zu punkten.

Falls Sie an dieser Stelle noch Fragen haben und mehr zum Thema ‚Ressourcen erfolgreich steuern und planen‘ haben, dann lade ich Sie gerne ein. Entweder zu einem meiner Kurzseminare im Onlineformat oder zu einer meiner ausführlichen Veranstaltungen. Ich freue mich auf Ihre Kontaktaufnahme und verbleibe an dieser Stelle bis zu unserem Wiederlesen.

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