Welche Rahmenbedingungen Ressourcenmanagement benötigt

In den ersten beiden Kapiteln unserer Reihe ‚Ressourcenmanagement‘ haben wir geklärt, welche typischen Fehler einer Organisation im Umgang mit ihren Ressourcen unterlaufen, wie im Gegensatz eine erfolgreiche Umsetzung des Ressourcenmanagements aussieht und wie Ressourcen- und Projektmanagement in der Realität effizient kooperieren.

Heute treten wir einen Schritt zurück und beschäftigen uns mit der Frage, welche Voraussetzungen in einem Unternehmen erfüllt sein müssen, damit Ressourcenmanagement im Rahmen des Projektmanagements überhaupt erfolgreich eingeführt werden kann.

Denn wer einfach loslegt und auf das Beste hofft, der legt sein Schicksal in die Hände höherer Mächte – und das ist bei einem Projekt noch selten gutgegangen.

Neues von den Feuersteins: Was ohne passende Rahmenbedingungen geschieht

Ein klassischer Gag aus US-amerikanischen Sitcoms des letzten Jahrhunderts ist die Szene, in welcher der Ehemann durch die Haustür tritt und seiner Gattin verkündet, dass der Chef heute zum Abendessen käme. Die brave Hausfrau gerät ins Schwitzen, der Truthahn verbrennt, die Kartoffeln sind roh, statt Wein schenkt sie Essig aus und obendrein hat sie vergessen, ihre Pantoffeln gegen die eleganten Schuhe zu wechseln. Der liebe Mann dagegen verbringt die Zeit vorm Abendmahl zeitunglesend im Ohrensessel.

Genau das – oder zumindest Ähnliches – wird in Ihrem Unternehmen stattfinden, wenn Sie ein Projekt starten, ohne sich zunächst um die adäquaten Rahmenbedingungen für Ihr Ressourcenmanagement zu bemühen: Manch ein Mitarbeiter ist vollkommen überfordert, der andere faulenzt. Niemand weiß, wer überhaupt für was zuständig ist und am Ende geht alles schief. Auf den Deus ex Machina wie in der Sitcom können Sie übrigens vergeblich hoffen.

Wie also sehen die Voraussetzungen für optimales Ressourcenmanagement aus? 
Es ist vor allem…

1. Eine Frage der Haltung

Der erste und wichtigste Schritt für die erfolgreiche Implementierung eines Ressourcenmanagements in Ihrer Organisation ist zunächst die Schaffung von Akzeptanz.

Akzeptanz? Tatsächlich! 
Denn was passiert, wenn Sie in ein paar Wochen mit einem großen Projekt starten? Es bindet Ressourcen. Und wie werden die Leiter Ihrer Fachabteilungen darauf reagieren? Vor allem mit Unwillen.

Denn in den Fachabteilungen sieht man vor allem die Gefahr, dass einem selbst wertvolle Mitarbeiter entzogen werden und es so unmöglich wird, die Linienarbeit noch weiter sinnvoll zu verrichten. Ihr Projektmanager kann sich also auf ein herzhaftes „Nein!“ gefasst machen, wenn er ohne Vorarbeit in eine Abteilung marschiert und erklärt, dass Müller, Meier und Schmidt die nächsten zwölf Wochen auf seinem Projekt arbeiten.

Wichtig ist daher zunächst, dass die Führungsetage sich mit dem mittleren Management zusammensetzt und genau erklärt, warum das bevorstehende Projekt für den langfristigen Erfolg des Unternehmens so wichtig ist. Denn wenn die Abteilungsleiter die Zusammenhänge verstehen und die Ziele kennen, sind sie gleich viel schneller bereit, auf eigene Ressourcen zu verzichten.

Im gleichen Atemzug ist es sinnvoll, die Kompetenzen des Projektmanagers eindeutig klarzustellen. Der Leiter Ihres Zukunftsprojektes ist kein Bittsteller, der mit einem paar Brosamen und dem Praktikanten abgespeist werden kann, sondern eine wichtige Schlüsselfigur für den Unternehmenserfolg mit den entsprechenden Befugnissen.
Allzu autoritär sollten Sie dabei allerdings auch nicht vorgehen, denn Kasernenton und Befehlsmentalität kommen in der heutigen Arbeitswelt nicht mehr gut an. Im Gegenteil, sie demotivieren und sorgen für reichlich Frust. Hier ist also Fingerspitzengefühl und Führungskompetenz gefragt.

Im Idealfall können Sie Ihren Abteilungsleitern glaubhaft versichern, dass sowohl für Linie, wie für Projekt ausreichend Ressourcen zur Verfügung stehen und niemandes Arbeit zu leiden hat. Geben Sie aber keinesfalls nur Lippenbekenntnisse ab, sondern berufen Sie sich dabei auf handfeste Fakten. Am besten so:

2. Eine Frage der Organisation

Bevor Sie auch nur den ersten Schritt ins Projektwasser wagen, erstellen Sie eine aussagekräftige Übersicht aller vorhandener Ressourcen – ganz besonders der Personalressourcen. Dazu gehört natürlich die momentane Auslastung Ihrer Mitarbeiter, deren Kompetenzen und Fähigkeiten, aber auch eher esoterische Daten wie die Eignung für Projekt oder Linie oder die mentale Flexibilität.

Für eine gehaltvolle Datenerfassung sind Sie natürlich auf die Mithilfe Ihrer Abteilungsleiter angewiesen. Denn wie heißt es so schön? Ein guter Bauer erkennt sein Schwein am Gang. Außerdem ist es ein Pluspunkt für die Akzeptanz, wenn Ihre Mitarbeiter frühzeitig in den Projektprozess miteingebunden werden.

Allerdings bitte ich Sie inständig, für die Organisation Ihrer Ressourcen nicht auf Excel oder eine andere Tabellenkalkulation zu setzen. Dafür sind diese Programme nicht gemacht und stoßen viel zu schnell an ihre Grenzen. Entscheiden Sie sich lieber für eine echte Projektmanagement-Software. Das Angebot ist inzwischen so groß, dass sich auch für KMU finanziell akzeptable Lösungen finden lassen.

Sollten Sie in Ihrer Ressourcenallokation nun feststellen, dass Ihre Mittel für das geplante Projekt nicht ausreichen, agieren Sie auf keinen Fall nach dem Augen-zu-und-durch-Prinzip. Reagieren Sie stattdessen rechtzeitig und akquirieren Sie die nötigen Ressourcen.

Ja, in Zeiten des Fachkräftemangels ist das oft leichter gesagt, als getan. Aber wenn absehbar ist, dass es zu personellen Engpässen kommen wird, schieben Sie Ihr Projekt lieber in einen Zeitraum, in dem es in der Linienarbeit ruhiger zugeht. Denn ansonsten drohen unkontrollierbare Schwierigkeiten, ausgebrannte Mitarbeiter und finanzieller Verlust.

3. Eine Frage der Kommunikation

Weiterhin ist es ausschlaggebend, schon lange vor dem eigentlichen Projektstart alle nötigen Kommunikationsstrukturen zu etablieren und sämtliche Verantwortlichkeiten eindeutig festzulegen.

Dabei reicht es nicht, sich jeden Montag zwischen 10:00 und 10:30 einmal schnell per Videokonferenz kurzzuschließen – das wäre alles andere als effizient. Sie benötigen zusätzlich Plattformen für den kurzen Dienstweg und akute Schwierigkeiten. Gremien für den Austausch zwischen Projektteams, deren Arbeit eng miteinander verflochten ist. Außerdem regelmäßige Termine für den aktuellen Vergleich zwischen Soll und Ist, den Austausch über freie Ressourcen und etwaige Engpässe.

Weiterhin sollte jeder Projektbeteiligte genau wissen, an wen er sich mit seinen Fragen, Informationen und Anliegen zu wenden hat. Weder sollten Probleme unter den Tisch gekehrt werden, weil es keinen Ansprechpartner gibt, noch kleinere Schwierigkeiten derart eskaliert werden, dass sie das gesamte Projekt ins Stocken bringen. 

Nur so gelingt es Ihnen, gleichzeitig ressourcenschonend wie ressourceneffizient zu arbeiten. Kein Teammitglied wird überlastet, weil ihm aus drei verschiedenen Richtungen die Aufgaben auf den Schreibtisch geknallt werden; kein Teammitglied ist so unausgelastet, dass es vor Langeweile umkommt.

Auch hier ist eine dedizierte Projektmanagement-Software Ihr wertvollster Begleiter. Richtig eingesetzt sorgt sie für maximale Transparenz, schnelle Kommunikation und optimale Ressourcenallokation. Das persönliche Gespräch allerdings kann sie nicht ersetzen. Verzichten Sie trotz aller technischer Fortschritte nie auf den Austausch Auge zu Auge, denn gute Führungskräfte stehen im Zentrum des Geschehens und verstecken sich nicht in ihrem Büro.

4. Eine Begegnung mit einem alten Bekannten

Zuletzt muss ich mich wiederholen. Allerdings ist dieser Punkt so wichtig, dass ich ihn gar nicht oft genug erwähnen kann:

Vermeiden. Sie. Multitasking.

Wirklich, es ist die Pest. Trennen Sie Linie und Projekt voneinander. Wer Teil eines Projektteams ist, wird von der Linienarbeit entbunden. Wer nicht dazugehört, muss nicht plötzlich einen Teil seiner Arbeitszeit für das Projekt opfern.

Denn sowohl Linie als auch Projekt sind wichtig für den Erfolg eines Unternehmens. Ein Mischmasch aus beidem allerdings zieht immer Ineffektivität und verminderten Einsatz nach sich. Nur, wenn ein Mitarbeiter sich ganz auf die ihm gestellte Aufgabe konzentrieren kann, erreicht er maximale Effizienz.

Das gilt übrigens auch, wenn Sie mehrere Projekte parallel laufen lassen: ein Mitarbeiter, ein Projekt. Denn wer zwischen verschiedenen Projekten springt, ist nie ganz bei der Sache, verliert schnell den Überblick und vor allem die Motivation.

Letzte Worte

Viel mehr benötigt es für Ihr Unternehmen nicht, um die Rahmenbedingungen für optimales Ressourcenmanagement im Projekt zu schaffen. Das Gesagte noch einmal auf einen Blick; sie benötigen:

• Akzeptanz für Ihr Projekt
• Eine detaillierte Übersicht über alle Ihnen zur Verfügung stehenden Ressourcen
• Gut funktionierende Kommunikationsstrukturen und eine eindeutige Rollenverteilung
• Kein Multitasking!

Alles, was Sie nun noch brauchen, ist ein fähiger Projektmanager und schon arbeiten Sie ebenso ressourcenschonend wie ressourceneffizient. Der erfolgreiche Abschluss Ihres Projektes ist damit fast schon vorprogrammiert.

Womit wir bereits am Ende unserer Reihe ‚Ressourcenmanagement‘ angelangt wären. Wenn Sie mehr erfahren möchten oder (Unvorstellbar!) tatsächlich noch Fragen offengeblieben sind, dann begrüße ich Sie gerne zu meinen Kurzseminaren im Onlineformat oder zu einer meiner nächsten Veranstaltungen.

An dieser Stelle legt unser Blog erst einmal eine Pause ein. Denn neue Themen wollen vorbereitet und einige eigene Projekte gestemmt werden. Ich bedanke mich herzlich für Ihr Interesse und hoffe, Sie konnten neue Erkenntnisse gewinnen und jede Menge wertvoller Informationen mitnehmen.

Bis zu unserem Wiederlesen verbleibe ich,

Ihr Domingo Escabias