Warum Sie Trennstriche ziehen sollten

Im ersten Kapitel unserer Reihe ‚Projekt- und Prozessmanagement‘ haben wir uns mit der Frage beschäftigt, wie Prozess und Projekt sich voneinander unterscheiden. Ziemlich grundlegend, lautete unsere Antwort. Denn Projekte sind komplexe, einmalige, risikobehaftete Vorgänge; Prozesse dagegen verlaufen linear, wiederholen sich regelmäßig und sind häufig kompliziert.

Gleichzeitig allerdings lässt sich so manche Überschneidung zwischen Projekt und Prozess nicht von der Hand weisen und immer wieder kommen Unternehmen auf die Idee, Projekt- und Prozessmanagement miteinander zu vermischen.

Davon allerdings kann ich nur abraten, denn Projekt und Prozess vertragen sich nicht sonderlich gut miteinander. Warum eine klare Trennung zwischen Prozess- und Projektmanagement so wichtig für Ihr Unternehmen ist, damit beschäftigen sich die folgenden Zeilen.

Eine Stellenanzeige: Aufgaben eines Projekt- und eines Prozessmanagers

Als verantwortlich für Projekt und Prozess zeichnen sich ihre jeweiligen Manager. Werfen wir also zunächst einen Blick auf einen Ausschnitt der Aufgaben in beiden Berufsfeldern.

Prozessmanager	Projektmanager
Operative Steuerung von Prozessen	Koordination und Steuerung von Projektabläufen
Operative Ressourcenplanung	Budgetierung und Ressourcenzuweisung
Koordination mit anderen Prozessen	Führung und Organisation der Projektmitglieder
Aufbau und Durchführung eines Prozesscontrolling	Planung, Umsetzung und Kontrolle des Projektes
Prozessdokumentation	Projektdokumentation

Moment mal, das klingt ja doch alles ziemlich ähnlich! Ist es womöglich gar kein so falscher Gedanke, den Prozessmanager zum Projektmanager zu küren oder den Projektmanager auch ein bisschen Prozessmanagement betreiben zu lassen? Leider nein – aber unsere kleine Tabelle unterstreicht, woher diese Idee kommt. In der Realität werden Sie sich ziemlich in die Nesseln setzen, wenn Sie beginnen, beide Themenfelder miteinander zu verquicken – und zwar aus mehreren Gründen.

Bitte nicht mischen

Warum also sollten Sie Projekt und Prozess nicht in den gleichen Topf werfen, obwohl der Gedanke doch so naheliegt? Wer Ahnung von Steuerung, Ressourcen und Koordination hat, kann doch bestimmt beide Jobs erledigen? 

Bedenken Sie folgende Aspekte:

Keine Ahnung: Mangelnde Expertise

Es mag grundsätzliche Überschneidungen zwischen den beiden Berufsfeldern geben – und mit der richtigen Fortbildung wird aus einem guten Prozessmanager garantiert ein hervorragender Projektmanager. Dennoch fehlt es auf beiden Seiten am nötigen Fachwissen.

So ist ein Projektmanager bestens vertraut mit den Werkzeugen seines Metiers. Ob agil, klassisch oder hybrid – er kennt die Methoden und weiß, wie er sie einzusetzen hat. Weiterhin haben Projektmanager gelernt, auch größere Teams effizient zu koordinieren und sind vertraut mit den besten Handlungsschritten bei unvorhergesehenen Herausforderungen. Dafür allerdings benötigt es eine entsprechende Ausbildung, die ein Prozessmanager in der Regel nicht besitzt.

Umgekehrt ist der Prozessmanager absoluter Spezialist auf seinem eigenen Gebiet. Er kennt die Vorgänge in seiner Abteilung wie seine Westentasche; bediente vielleicht selbst einstmals die Maschinen oder war Mitarbeiter in der Buchhaltung. Er verfügt also über Detailwissen, dass sich kein Projektmanager der Welt jemals in vernünftiger Zeit aneignen könnte.

Zeitverschwendung: Ineffizienter Ressourceneinsatz

Setzen Sie trotz der eben aufgezeigten Wissenslücken Ihren Prozessmanager als Projektmanager ein oder beauftragen Letzteren damit, sich auch um Ihre Prozesse zu kümmern, erreichen Sie damit vor allem eines: Sie verbrennen Geld.

Damit ein Projektmanager sich sinnvoll um Organisation und Steuerung Ihrer Prozesse verdient machen könnte, müsste er sich zunächst intensiv in die entsprechende Materie einarbeiten. Es hakt im Produktionsprozess? Liegt das nun an unzureichender Maschinenwartung, an mangelhaften Ressourcen oder daran, dass die Hebebühne der Laderampe streikt?

Diese Details entziehen sich in den meisten Fällen den Kenntnissen eines Projektmanagers. Natürlich sollte er über die entsprechenden Schwierigkeiten informiert werden, falls sie sein Projekt betreffen. Aber anstatt sich persönlich um deren Beseitigung zu kümmern, stellt ein guter Projektmanager die Frage: „Was brauchst du, um das Problem aus der Welt zu schaffen?“, und stellt die entsprechenden Ressourcen zur Verfügung.

Auf der anderen Seite wird ein Prozessmanager sich vermutlich ziemlich überfordert fühlen, wenn er mit nichts dir nichts über Nacht zum Projektmanager auserkoren wird. Wahrscheinlich sind ihm die Basics vertraut und er besitzt eine grundlegende Vorstellung davon, wie ein Projekt zu organisieren ist – die notwendigen Methoden und Werkzeuge allerdings sind ihm fremd.

Ein Projekt unter seiner Ägide wird also auf mehr Komplikationen stoßen, als notwendig wären und damit unnötig Zeit und Geld auffressen. Deshalb meine große Bitte: Schicken Sie ihre Mitarbeiter immer auf entsprechende Lehrgänge und Fortbildungen, bevor Sie sie auf das erste Projekt loslassen.

Dicke Luft: Schädlich für die Mitarbeitermotivation

Ein schlechtes Betriebsklima ist die letzte Gefahr, die Ihnen droht, wenn Sie Projekt- und Prozessmanagement miteinander vermischen. Warum? Stellen Sie sich zunächst folgendes Szenario vor:

Sie sind Handwerker auf einer großen Baustelle; ein neues Firmengebäude soll errichtet werden. Plötzlich steht der Projektmanager vor Ihnen – womöglich extern engagiert – und versucht sich als Prozessmanager. Dabei erzählt er Ihnen nicht nur, dass sie zu langsam arbeiten, sondern gibt Ihnen auch noch wenig qualifizierte Ratschläge, wie Sie ihren Job zu erledigen haben.

Wie wirkt das? Bestenfalls unprofessionell. Ganz anders dagegen gestaltet sich die Situation, wenn unserem ausgedachten Handwerker ein echter, mit der Arbeit tief vertrauter Prozessmanager gegenübertritt. Denn jetzt findet Kommunikation auf Augenhöhe statt, es sprechen Spezialisten miteinander. Ratschläge werden als wertvoll empfunden und Kritik eher beherzigt.

Ein Prozessmanager, der sich nebenbei auch noch um Projekte kümmern soll, tanzt dagegen auf zwei Hochzeiten. Zum einen zeichnet er sich weiterhin verantwortlich für seine eigene Abteilung, zum anderen prasseln alle Aufgaben eines Projektmanagers auf ihn ein. Adäquat ausfüllen wird er so keine der beiden Rollen. Darunter leider nicht nur die Motivation des Projektteams, auch in seiner alten Abteilung werden sich die Probleme häufen.

Das echte Leben ist eigentlich immer wie Fußball

Eine klare Trennung von Projekt- und Prozessmanagement ist also immens wichtig für ein Unternehmen – trotz aller vordergründigen Überschneidungen. Denn wie so oft ist es in der Wirtschaft wie im Ballsport:

Der Projektmanager ist der Cheftrainer. Er legt die Strategie für die Saison fest, behält das große Ganze im Auge und kümmert sich um das perfekte Zusammenspiel der einzelnen Mannschaftsteile. Die Prozessmanager sind Torwarttrainer, Konditionstrainer oder Scouts. Experten auf ihren Gebieten und mit allen Details intim vertraut.

In die Feinheiten des Ausdauertrainings mischt der Cheftrainer sich nicht ein. Sollte sein Konditionstrainer allerdings mehr Medizinbälle anfordern, kümmert er sich darum, dass alle notwendigen Ressourcen bereitgestellt werden. Effiziente Kommunikation und eine klare Rollenverteilung sind dabei ausschlaggebend. Ansonsten drohen sportlicher Misserfolg und verpasste Saisonziele. Oder im Unternehmen unnötig komplexe Projekte, Ressourcenverschwendung und demotivierte Mitarbeiter.

Im Idealfall greifen Projekt und Prozess ineinander wie die Zahnräder einer gutgeölten Maschine – was uns wiederum zum letzten Kapitel unserer Reihe ‚Projekt- und Prozessmanagement‘ führt: dem Zusammenspiel der beiden Themenfelder in der Unternehmensrealität.

Wenn Sie schon jetzt mehr darüber erfahren möchten oder Ihnen noch Fragen zu diesem Kapitel unter den Nägeln brennen, lade ich Sie gerne wahlweise zu meinen Kurzseminaren im Onlineformat oder einer meiner Präsenzveranstaltungen ein.

Ich freue mich, von Ihnen zu hören und verabschiede mich an dieser Stelle bis zu unserem Wiederlesen.